عنوان

نظارت بر مشكلات انفورماتيك و راه حل هاي آن ها

عنوان اصلي

Track IT issues and solutions

كلمات كليدي

IT Management

مؤلف

Andrew Imms

مرجع

http://www.techrepublic.com

سطح

مبتدي

مترجم

مهدي عبداللهي

تاريخ انتشار

١١ اسفند ١٣٨٨

تعداد صفحه

١

فايل هاي ضميمه

it tracking_monthly_it_report.docx

it tracking_it_statement_of_intent.docx

دانلود متن كامل

مستنداتي كه مي توانند مسايل مربوط به انفورماتيك را تحت نظارت بگيرند

در اين موضوع دو فرم طراحي گرديده اند كه مي توانيم توسط آنها مسايل مربوط به انفورماتيك را تحت نظر بگيريم و به تبع آن با ثبت مشكلات به صورت روزانه و گزارش هاي كلي به صورت ماهيانه به تفكيك واحدهاي سازماني از بسياري دوباره كاري ها در زمينه انفورماتيك پيشگيري نماييم.

١- فرم گزارش ماهيانه انفورماتيك (از اينجا دانلود كنيد)

اين گزارش به صورت يك فهرست روزانه از مشكلات پيش آمده در زمينه انفورماتيك همراه با راه حل آنها است. با پيش بيني يك روش امتياز بندي به راحتي مي توانيم در هر زمان وضعيت واحد سازماني مذكور را بررسي نماييم. واحد انفورماتيك با هر گزارش مربوط به يك مشكل پيش آمده امتياز ١- و با ارايه هر راه حل براي مشكل امتياز ١+ را به دست مي آورد.

هدف در نهايت نگه داشتن امتياز مورد بحث (حتي الامكان) نزديك صفر است. به كمك اين فرم مديريت سازمان در هر لحظه مي تواند وضعيت سازمان را به صورت ماهيانه و يا ساليانه از نظر انفورماتيك كنترل نمايد.

براي استفاده از اين فرم بايد نكات زير را در نظر بگيريم:

  • حجم گزارش حداكثر يك صفحه باشد
  • از ثبت جزئيات فني در اين فرم خودداري گردد
  • موفقيت هاي به دست آمده از نظر صرفه جويي در وقت و زمان نيز تشريح گردد.
  • در صورتي كه گزارش در باره حل يك مورد بحراني است راه حل پيشگيري از تكرار آن ذكر گردد.

در پايان ماه گزارش به مدير ارايه مي گردد و در صورت مشاهده امتيازات منفي، مشكلات حل نشده پيگيري مي گردند.

٢-فرم دستورالعمل اصلاحي انفورماتيك (از اينجا دانلود كنيد)

اين فرم جهت پيشگيري از تكرار اشكالات و حل موارد نقص فعلي مي باشد. اين فرم، موضوع، علت و راه حل را مستند مي نمايد. پس از تكميل تاريخ پياده سازي دستورالعمل و هر گونه توضيحات ضروري ديگر در آن ثبت مي گردد. موارد ثبت شده در فرم گزارش ماهيانه انفورماتيك در واقع فهرست موضوعي اين فرم هستند.

چه چيزهايي بايد تحت نظر باشد

به عنوان مثال در يكي از گزارش هاي ماهيانه به موضوع حجم بالاي ايميل هاي ارسالي مشتريان اشاره گرديد. با بررسي آن متوجه شديم كه كاركنان شركت بايد وقت قابل توجهي را براي دانلود ايميل هاي پر حجم همراه با نقشه ها و فايل هاي گرافيكي صرف مي كنند و پهناي باند فعلي شركت براي اين كار مناسب نيست.

با تغيير اشتراك اينترنت از حالت تلفني به ليزلاين هزينه تلفن كاهش يافت، هزينه اضافي به ISP حذف گرديد و زمان صرف شده توسط كاركنان به يك هشتم حالت قبلي رسيد.