عنوان

کارت ویزیت الکترونیکی (vCard) و تقویم الکترونیکی (vCalendar) چیست؟

عنوان انگليسي

vCard & vCalendar overview

كلمات كليدي

vCard, Business Card, Name Card, Cell Phone, Mobile, Contact, email, SMS, Beam, Blue Tooth, Outlook, Schedule, Office, Calendar

اطلاعات تماس، کارت ویزیت، الکترونیک، ایمیل، موبایل، پیامک، بلوتوث، تقویم، مدیریت زمان، اتوماسیون، زمان بندی

مؤلف
مرجع

http://www.imc.org

سطح

متوسط

مترجم

مهدي عبداللهي

تاريخ انتشار

19 مهر 1389

تعداد صفحه

7

فايل هاي ضميمه
مطالب مرتبط

دانلود متن مقاله

 

بخش نخست – کارت ویزیت الکترونیکی – vCard

مقدمه

پروژه ی vCard یا کارت ویزیت الکترونیکی -که یک استاندارد پذیرفته شده در ارتباطات الکترونیکی است- مناسب ترین وسیله برای مبادله ی اطلاعات شخصی (PDI=Personal Data Interchange) می باشد. در کشور هایی که سیستم مخابراتی پیشرفته دارند این خدمات از طریق اپراتورهای مخابراتی هم انجام می شود. یا سایت هایی هستند که این خدمات یعنی ارسال کارت ویزیت الکترونیکی را برای مشترکان خود انجام می دهند. استاندارد کارت ویزیت الکترونیکی مرتب به روز رسانی می شود. (ر.ک http://en.wikipedia.org/wiki/VCard) امروزه یکی از پارامتر های سبز بودن (استاندارد حفظ محیط زیست) استفاده از کارت ویزیت الکترونیکی است.

امکانات vCard

  • کارت ویزیت الکترونیکی اطلاعات اساسی شما را نگه می دارد که شامل نام، نشانی (خانه، محل کار)، شماره های تلفن (خانه، محل کار، فکس، موبایل و …)، آدرس ایمیل و سایت وب می باشد.
  • همه ی vCard ها دی عین حال می توانند اطلاعات گرافیکی و صوتی را مانند عکس، لوگوی شرکت و قطعه ی صوتی (مثلا برای تلفظ نام شما) داشته باشند.
  • اطلاعات جغرافیایی و اختلاف ساعت با گرینویچ (Time Zone) نیز به مخاطبان شما کمک می کند که بدانند چه ساعتی می توانند با شما تماس بگیرند.
  • vCard ها می توانند به چند زبان متفاوت هم باشند.
  • ویژگی قابل حمل و مستقل بودن از سیستم عامل باعث شده است که شما بتوانید نرم افزار سازگار با vCard را در هر کامپیوتری استفاده نمایید.
  • vCard ها کاملا منطبق بر استاندارد و قابل استفاده در اینترنت بوده، کاربرد های متنوعی دارند.

سناریوهای استفاده از vCard

مبادله با مادون قرمز یا بلوتوث


تصور کنید که در یک جلسه ی تجاری رفته اید و کارت ویزیت الکترونیکی خود را از طریق موبایل، PDA یا کامپیوتر نوت بوک – که توسط هر کمپانی و با هر سیستم عاملی تولید شده باشد – در چند ثانیه مبادله می نمایید و شرکت کننده گان در جلسه به طور خودکار اطلاعات تماس شما را در پوشه ی اختصاصی خود ذخیره می نمایند. این کار باعث می شود که در موقع لزوم این اطلاعات شما برای تماس تلفنی، ارسال فکس یا ایمیل یا حتی آغاز یک کنفرانس ویدئویی استفاده شود و نیازی به وارد کردن دستی این اطلاعات نخواهد بود.

 

ایمیل


در اینترنت گشت و گذار می کنید و تصویر یک سایت تجاری را می بینید که به صورت تبلیغات اینترنتی در یک صفحه وب در حال نمایش است. روی دکمه ی vCard کلیک کنید تا کارت ویزیت الکترونیکی آن شرکت روی کامپیوتر شما ذخیره شود. به راحتی می توانید آن را در دفتر تلفن الکترونیکی یا پوشه ی اختصاصی خود ذخیره کنید تا در آینده برای تماس با آن شرکت نیاز به مراجعه به سایت و دریافت اطلاعات شماره تلفن و فکس از صفحه ی «تماس با ما» نباشید.

یک کاربرد دیگر کارت ویزیت الکترونیکی استفاده از آن در فرم های ثبت نام اینترنتی است که در کسری از ثانیه اطلاعات ثبت نامی خود را وارد نمایید. کافی است کارت الکترونیکی خود رو روی فرم ثبت نام اینترنت بکشید و رها کنید. (Drag ‹n Drop)

کارت ویزیت الکترونیکی تان را می توانید در ایمیل هایی که می فرستید ضمیمه کنید تا به طور خودکار توسط گیرنده ی ایمیل دانلود شده، در محل ذخیره ی اطلاعات تماس وی قرار گیرد تا در آینده برای تماس با شما نیازی به جستجوی ایمیل و یافتن اطلاعات تماس شما نباشد.

نرم افزار های کامپیوتری و تلفنی


در نظر بگیرید که از یک کامپیوتر نوت بوک همراه با مودم DSVD (Digital Simultaneous Voice and Data) برای دیدن اطلاعات محصولات یک شرکت از طریق وب سایت آن، استفاده می کنید. تصمیم می گیرید که یک محصول را سفارش دهید و از کامپیوتر تان برای شماره گیری استفاده می نمایید. وقتی مسؤول فروش از شما اطلاعات مربوط به محل حمل کالا را می پرسد، شما کارت ویزیت الکترونیکی تان را از طریق کامپیوتر تان ارسال می کنید تا اطلاعات شما که شامل آدرس و … می باشد، برای کارشناس فروش ارسال شود. او نیز پس از تأیید سفارش، نشانی شما را از طریق همان کارت ویزیت الکترونیکی به بخش حمل کالا (داخل شرکت) می فرستد. لذا طی دو مرحله تبادل اطلاعات مطمئن هستید که هیچ خطای انسانی اتفاق نخواهد افتاد و احیانا به دلیل خطا در شنیدن آدرس تان یا بد بودن کیفیت صفحه کاغذ فکس، کالای شما اشتباها به مقصد دیگری نخواهد رفت.

برای مرکز تماس هم این امر بسیار مهم است. چون باعث صرفه جویی وقت می شود و زمان مربوط به دریافت آدرس و تایپ کردن با صفحه کلید تلف نخواهد شد. علاوه بر کاهش اشتباهات، اپراتور پاسخگو نیز دیرتر خسته می شود.

سیستم های تلفن گویا نیز می توانند گزینه ای را برای دریافت کارت ویزیت الکترونیک داشته باشند: «برای ارسال کارت ویزیت الکترونیک تان کلید 2 را فشار دهید…» نرم افزار های تلفنی هم می توانند دکمه ی «ارسال کارت ویزیت الکترونیکی» را داشته باشند. برای موبایل ها هم این امکان بسیار جالب است. شما به جای این که در پیغامگیر که نام و شماره ی تماس تان را اعلام کنید، می توانید کارت ویزیت الکترونیکی تان را ارسال کنید. هم سریع تر است و هم این که مشکل فهمیدن گفتار شما (مثلا بر اثر صداهای اطراف تان- برای مخاطب پیش نخواهد آمد.

هر دو ی این ها امکانات مودم های دیجیتا هستند که در نسل جدیدتر مودم ها همه گیر خواهند بود.

کنفرانس ویدئو و متن


یک گفتگوی ویدئویی یا متنی می تواند در آغاز با مبادله ی کارت ویزیت الکترونیکی شروع شود که اطلاعات تجاری هر کدام از طرفین به سرعت و دقت در اختیار طرف مقابل قرار می گیرد.

وضعیت کنونی کارت های ویزیت الکترونیکی

آن چه گفته شد در نگارش 2.1 vCard هست که توسط IMC (کنسرسیوم اینترنت میل – Internet Mail Consortium) ارایه می شود و مشخصات نگارش 3.0 نیز توسط IETF تأیید شده است. این ویژگی ها با همکاری و هماهنگی تولید کننده گان سرشناس نرم افزار های دسکتاپ (PIM , telephony) ، موبایل و پاکت پی سی، مرورگر های وب، سیستم های ایمیل، اطلاعات آنلاین و دایرکتوری سرویس ها ایجاد شده اند. در واقع کارت ویزیت الکترونیکی توسط استفاده کننده گان و توسعه دهنده گانی که از آن استفاده می کنند به تصویب رسیده است.

نرم افزار های آفیس، پیجر و کارت های هوشمند در آینده ی نزدیک (مربوط به زمان تألیف مقاله) با این تکنولوژی همراه خواهند بود.

 

بخش دوم – تقویم الکترونیکی – vCalendar

مقدمه

تصور کنید …

  • دردسر اضافه کردن قرار ملاقات ها و سایر رویداد ها -که در اینترنت و اینترانت ذخره کرده اید- به دستگاه مدیر اطلاعات شخصی تان (PIM=Personal Information Manager, PDA=Personal Digital Assistant)
  • زمان بندی مشترک یک جلسه به آسانی با گروهی از افراد که هر کدام شان از نرم افزار های متفاوتی برای تقویم و زمان بندی استفاده می کنند
  • انتقال آسان قرار ملاقات ها و فهرست کار های در دست اقدم (to-do List) از ضمیمه ی ایمیل به هر نرم افزار مدیر اطلاعات شخصی

این تصورات شما واقعیت می یابند وقتی که از نرم افزارهای تقویم و زمان بندی سازگار با vCalendar استفاده می کنید. مستقل بودن از سیستم عامل ویژگی بارز vCalendar است. چیزی که پیش از این به این آسانی نبوده است. ویژگی های vCalendar شرکت Versit امکانات وسیع و متنوعی را جدا از این که چه سیستم عاملی استفاده می کنید در اختیار تان قرار می دهد و تمامی نیاز هایی را که در اندیشه تان بوده برطرف می نماید.

 

استفاده از ایمیل برای زمان بندی یک جلسه

می خواهید یک جلسه را با کارکنان بخش های مختلف شرکت یا سازمان تان زمان بندی و هماهنگ کنید، که هر کدام شان از نرم افزار یا سیستم عامل های متفاوتی استفاده می نمایند. شما از طریق یک ایمیل که یک ضمیمه ی تقویم الکترونیکی (vCalendar) دارد، این موضوع را به آن ها اعلام می نمایید. هر کدام از گیرنده گان ایمیل ضمیمه ی تقویم الکترونیکی را از داخل ایمیلش مستقیما به داخل برنامه ی تقویم خودش می اندازد (Drag ‹n Drop). بلافاصله تمامی اطلاعات مربوط به جلسه اعم از تاریخ و ساعت و محل و رویداد های مرتبط با آن در تقویم کاری وی درج می شود. مقایسه کنید با حالتی که منشی شما به تک تک آن ها خبر بدهد و هر کدام از افراد مذکور نیز در گوشه ی سر رسید رو میزی یا کف دست شان با خود کار بنویسند و طبق معمول بدون توجه به ساعت جلسه با شما، با افراد دیگر نیز قرار ملاقات بگذارند.

 

مدیریت پروژه

شما یک مدیر پروژه ی بزرگ هستید که گروه بزرگی از پیمانکاران از شرکت های مختلف را مدیریت می نمایید. تیم شما از یک وب سایت اینترنتی برای دسترسی به اطلاعات پروژه توسط اعضا استفاده می نماید. هر کدام از شرکت ها نیز از برنامه ی تقویم کامپیوتری در سیستم عامل دلخواه خودش و استفاده می کند و شما باید بتوانید تقویم زمان بندی پروژه را دستکاری، به روز رسانی و در نهایت بین پیمانکاران توزیع کنید. راه حل آسان برای شما استفاده از vCalendar به صورت متصل به وب سایت تان است که اعضای تیم پروژه بتوانند به راحتی رویداد ها و وظایف محول شده ی مربوط به خود شان را دانلود و استفاده نمایند. با استفاده از تقویم الکترونیکی استاندارد شما می توانید از طریق جدول زمانی اصلی پروژه تان تقویم تک تک آن ها را به روز رسانی نمایید.

 

مدیریت برنامه ها و رویداد ها

به هنگام گشت و گذار در سایت های اینترنتی به یک آگهی جالب بر می خورید. یک نمایشگاه و کارگاه آموزشی چند روزه در زمینه ی کاری خود تان. به عنوان مدیر بازاریابی شرکت تان مایل هستید که اطلاعات و جزئیات بیشتری در خصوص نمایشگاه و محتوای آن بدانید. خوشبختانه وب سایت همایش یک تقویم کامل از برنامه های آن شامل زمان ثبت نام، اطلاعات مربوط به مسافرت و حضور در محل، محدودیت رزرو غرفه ها، هتل ها و زمان بندی برنامه های نمایشگاه و سایر موارد مرتبط برای دانلود در دسترس بازدید کننده ها گذاشته است. با کلیک روی آیکن تقویم الکترونیکی بلافاصله فهرست برنامه های نمایشگاه را به صورت آیتم های جهت اقدام (to-do) و فعالیت (action) خواهید داشت که اطلاعات کاملی در باره ی آماده گی یا ثبت نام خواه به صورت غرفه دار یا بازدید کننده در اختیار تان قرار می دهد. این اطلاعات به صورت قابل انعطاف در یک vCalendar ذخیره شده اند و به راحتی وارد برنامه ی تقویم الکترونیکی و زمان بندی شما می شوند. حالا برای انتشار این خبر بین همکاران تان یا افراد ذی ربط سازمان کافی است vCalendar مربوط را به صورت ایمیل به افراد مورد نظر بفرستید.

 

موبایل

در یک جلسه ی کاری هستید که نماینده گانی از شرکت های مختلف نیز در آن هستند. هر دستگاه قابل حمل که فکرش را بکنید اعم از PDA، تلفن موبایل، لپ تاپ و نوت بوک در دست افراد هست. مدیر جلسه از یک PDA استفاده می نماید و می خواهد که با استفاده از پورت مادون قرمز اطلاعات زمان بندی جلسه را در اختیار شرکت کننده گان قرار دهد. در این جلسه شما اطلاعات تماس با سایر افراد مبادله می نمایید و قرار ملاقات ها و جلسات و سایر کار های تان را مدیریت می کنید. شما تمام این کار ها را با استفاده از vCard و vCalendar –که استاندارد های مستقل از سیستم عامل هستند- جمع و جور می کنید. این اطلاعات به راحتی می توانند از طریق شبکه ی محلی، اینترانت با اتصال دیال آپ، بلوتوث، پیامک و … به سایر افراد مورد نظر شما منتقل شوند.

 

تقویم تحت وب

شما مدیر فروش بلیط های یک کنسرت هستید. سیاست شرکت شما این است که اطلاعات مربوط به زمان بندی برنامه کنسرت شامل فهرست خواننده گان، زمان اجرا، آخرین مهلت لغو بلیط و … را در داخل وب سایت قرار دهد. وب سایت شما امکان دانلود تقویم را با فورمت vCalendar برای بازدید کننده گان قرار داده است و مرورگر ها بلافاصله تقویم الکترونیکی نرم افزار مدیر اطلاعات شخصی را به روز رسانی و اطلاعات کنسرت را داخل آن درج می کنند. علاوه بر این با استفاده از کارت ویزیت الکترونیکی vCard که داده های محل جغرافیایی و … در آن ثبت شده است می توانید اطلاعات آدرس محل و مسیر های حمل و نقل (درون شهری یا بین شهری) به مقصد محل کنسرت را در اختیار مشتریان قرار دهید.

 

در باره ی vCalendar

این استاندارد با همکاری تولید کننده گان بزرگ PIM ها، نرم افزار های زمان بندی گروهی، زمان بندی حرفه ای و مدیریت پروژه و نرم افزار های تقویم اینترنتی تدوین شده است و امکان مبادله ی اطلاعات زمان بندی تقویم شخصی را فراهم می نماید. این استاندارد در نرم افزار های متنوع تقویم و مدیریت زمان با امکان انتقال داده الکترونیکی به روش های متنوع قابل استفاده است. تولید کننده گان نرم افزار ها به سرعت دارند نرم افزار های شان را با این استاندارد تطبیق می دهند که بتوانند داده های شان را با سیستم های دیگر مبادله نمایند.

فورمت vCalendar همان داده های تقویم و مدیریت زمان نرم افزار های خاص این کار را استفاده می نماید البته با رعایت قابل انتقال بودن بین سیستم عامل های مختلف که اطلاعات رویداد ها (event) و فهرست کار های در دست اقدام (to-do List) را ذخیر می کنند. یک رویداد در واقع یک شیء تقویمی است که زمان مورد نیاز یک کار را در تقویم نشان می دهد. مثلا یک جلسه ی 2 ساعته بین اعضای تیم که از ساعت 9 تا 11 صبح، روز جمعه 22 خرداد انجام می شود. یک فهرست در دست اقدام در واقع یک کار یا وظیف ی محول (ارجاع) شده را نمایش می دهد. مثلا ارایه گزارش ماهیانه برای فردا.

vCalendar یک استاندارد باز هست که با استاندارد های صنعتی دیگر مانند xOpen یا واسط برنامه نویسی مخصوص تقویم و مدیریت زمان XAPIA (CSA=Calendaring and Scheduling API) ، استاندارد بین المللی ساعت و تاریخ ISO 8601 و استاندارد های مرتبط MIME برای ایمیل سازگار است.

این استاندارد برای انتقال داده های شخصی شامل تقویم کاری و زمان بندی بین نرم افزار های مدیر اطلاعات شخصی، سیستم های ایمیل و مرورگر های وب به کار می رود. امکان به اشتراک گذاری اطلاعاتی تقویمی توسط نرم افزارهای دیگر سازگار با vCalendar نیز توسط تکنیک های برنامه ی دسکتاپی مانند کپی و چسباندن (کلیب برد) و بکش – بنداز (Drag ‹n Drop) فراهم است.

 

سخن پایانی مترجم

در کشور ما طی سال های اخیر سازمان های بسیاری به سمت اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از مبادلات شان پیش رفته اند. لیکن هنوز با وجود تدوین استاندارد هایی ابتدایی مانند ECE (تبادل الکترونیکی نامه بین دبیر خانه ها) و امثالهم باز هم مشکلات فراوانی در راه حذف کاغذ وجود دارد. بسیار دیده می شود که نرم افزار اتوماسیون اداری فقط در حد چند کلیک ساده برای ارجاع نامه به کارمند زیر دست توسط مدیران سازمان ها استفاده می شود. این در حالی است که اغلب نرم افزار های اتوماسیون امکاناتی مانند تقویم کاری و مدیریت زمان برای قرار ملاقات ها و … فراهم آورده اند تا همه ی کارکنان و به ویژه مدیران بتوانند از این امکان استفاده نمایند.

لیکن عدم سازگاری و استاندارد سازی از یک طرف و بعضا مهارت نداشتن مسؤول دفتر مدیران سازمان ها از طرف دیگر و عامل های عادت و فرهگ مانع پیشرفت ما به سمت دنیای مدرن امروزی شده است.

لذا باید یک تلاش همه جانبه هم از طرف ارایه دهنده گان این نرم افزار ها و هم از طرف کاربران آغاز شود تا گره های کور مانند کم بودن ساعت کاری مفید و … تا حدی گشوده شود.

پیشنهاد من این است که به عنوان یک کار حداقلی، تولید کننده گان نرم افزار های اتوماسیون اداری امکان تبادل اطلاعات زمان بندی های کارتابل و تقویم الکترونیکی را به ایمیل و موبایل فراهم کنند.